Czy pracodawca może żądać pokrycia kosztów szkoleń pracownika?

Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników reguluje art. 102 i następne kodeksu pracy.

Pracownikowi, który podnosi kwalifikacje zawodowe tzn. zdobywa lub uzupełnia wiedzę i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą, przysługuje m.in. urlop szkoleniowy, zwolnienie z całości lub części dnia pracy, na czas niezbędny, by punktualnie przybyć na obowiązkowe zajęcia oraz na czas ich trwania z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

W pozostałych przypadkach pracownikowi przysługuje:

Umowa szkoleniowa – tzw. „lojalka”

Zasadą jest zawieranie na piśmie umowy, która powinna określać wzajemne prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy.

Umowa powinna być zawarta na piśmie, powinna wskazywać rodzaj podnoszonych kwalifikacji, świadczenia dodatkowe przysługujące pracownikowi (zgodnie z art. 103[3] k.p.) oraz okres, jaki pracownik powinien przepracować po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji.

Zgodnie z art. 103[4] § 2 k.p., umowa nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracownika niż przepisy kodeksu, zatem m.in.  nie może przewidywać dłuższego niż 3 lata okresu zatrudnienia po zakończeniu podnoszenia kwalifikacji.

Strony nie muszą zawierać umowy, jeżeli pracodawca nie zamierza zobowiązywać pracownika do pozostawania w zatrudnieniu po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji, ale niezawarcie pisemnej umowy spowoduje niemożność dochodzenia od pracownika zwrotu dodatkowych świadczeń przyznanych mu w związku z podnoszeniem kwalifikacji, nawet w sytuacji rozwiązania stosunku pracy bezpośrednio po zakończeniu nauki.

Świadczenia pracodawcy i żądanie ich zwrotu

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy: Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (Art. 103 [3] k.p.).

Pracownik podnoszący kwalifikacje zawodowe (Art. 103[5] k.p. ):

1. który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,
2. z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie, o której mowa w art. 103[4], nie dłuższym niż 3 lata,
3. który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z przyczyn określonych w art. 94[3] (mobbing),
4. który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 lub art. 94[3], mimo braku przyczyn określonych w tych przepisach

– jest obowiązany do zwrotu kosztów poniesionych przez pracodawcę na ten cel z tytułu dodatkowych świadczeń, w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia.

Czy koszty szkolenia „wewnętrznego” pracownika przez pracodawcę podlegają zwrotowi?

Jest oczywistym, że pracodawca może żądać zwrotu poniesionych kosztów zewnętrznych np. studia podyplomowe, odbyte przez pracownika.

Co w przypadku szkoleń wewnętrznych, przeszkolenia zawodowego?

Ogólną zasadą prawa pracy jest natomiast zakaz przerzucania na pracowników ryzyka gospodarczego prowadzonej przez pracodawcy działalności. Ponadto, zgodnie z art. 94 pkt 1 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany w szczególności: 1) zaznajamiać pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach.

Sprawą zajął się Sąd Apelacyjny w Gdańsku, który orzekł, że:

”

„Jeżeli w k.p. mowa jest o obowiązku zwrotu przez pracownika kosztów poniesionych przez pracodawcę, to zapis umowny nie może nakładać na pracownika obowiązku zwrotu kosztów, które w rzeczywistości nie zostały przez pracodawcę poniesione, a jedynie ustalono ich wysokość w umowie” (Sąd Apelacyjny w Gdańsku w wyroku z 13 grudnia 2017 r., III APa 19/17, LEX nr 2427754).

Z opisanego wyżej wyroku płyną następujące wnioski:

• Szkolenie, w którym uczestniczył pozwany pracownik, nie było organizowane przez podmiot zewnętrzny, odrębną firmę, lecz odbywało się przy wykorzystaniu środków osobowych i rzeczowych pracodawcy. Tymczasem, aby żądać zwrotu kosztu musi wystąpić wydatek na rzecz podmiotu zewnętrznego, lub co najmniej powstanie kosztów po stronie pracodawcy. W tej sprawie osoby szkolące, zatrudnione u pracodawcy, wykonywały swoje obowiązki, nie otrzymując dodatkowego wynagrodzenia.

   Sąd nie podzielił argumentu pracodawcy, zgodnie z którym koszt szkolenia – części praktycznej – to koszt amortyzacji, zużycia sprzętu, paliwa, itd.

”

„Część praktyczna szkoleń polegała z kolei na jeździe razem z innymi maszynistami, którzy wykonywali swoją podstawową pracę, a niejako przy okazji tylko szkolili w tym czasie dodatkowo stażystów. Jak zeznała świadek B.K., maszyniści ani instruktorzy nie otrzymywali dodatkowego wynagrodzenia za szkolenie stażystów. Powód nie ponosił zatem i z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów. Twierdzenia powoda, że pozwany uczestnicząc w jazdach lokomotywami eksploatował tabor należący do powoda oraz wykorzystywał paliwo napędowe, co miałoby być warte 58.395 zł, nie znajduje zatem żadnych podstaw. Podobne argumenty trafnie pozwany podnosi w odniesieniu do szkolenia w zakresie części warsztatowej i pracy przy rewidencie taboru. Powód nie wydatkował środków na dodatkowe świadczenia pieniężne dla osób prowadzących tę część szkolenia. Tak samo jak w przypadku maszynistów, szkolenie odbywało się „przy okazji” wykonywania przez pracowników warsztatowych ich normalnej pracy”

• Pracodawca nie poniósł jakichkolwiek wydatków, opłat, czy kosztów w związku z organizacją i prowadzeniem szkolenia.

• Pracodawca korzystał ze swoich zasobów osobowych i rzeczowych, niejako przy okazji szkoląc pracownika.

• To pracodawca powinien wykazać rzeczywiste wydatki poniesione, czy faktyczny koszt świadczeń dodatkowych (np. koszt szkolenia, zakwaterowania).