Monitoring wizyjny a ochrona danych osobowych

W związku z wejściem w życie RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (Dz.Urz.UE.L Nr 119, str. 1)) ustawodawca zdecydował się uregulować kwestię monitoringu w miejscu pracy. Swoje wytyczne w tym zakresie opublikował także Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

MONITORING W MIEJSCU PRACY

   Kiedy można wprowadzić monitoring w miejscu pracy?

• w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
• ochrony mienia
• kontroli produkcji
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę

   Gdzie jest możliwe zamontowanie kamer?

Na terenie zakładu pracy lub terenie wokół zakładu pracy. Monitoringu nie można stosować w pomieszczeniach sanitarnych, szatni, stołówkach oraz palarni lub pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu określonego wyżej i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a także zasady wolności i niezależności związków zawodowych, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

  Możliwy jest wyłącznie monitoring wizyjny, nie ma możliwości nagrywania dźwięku. Art. 22(2) § 1 k.p. odnosi się wprost do rejestracji obrazu.

   Jak długo można przechowywać nagrania?

Przez okres 3 miesięcy od dnia nagrania, chyba, że stanowią one dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów, co do zasady nagrania zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu.

  Jak pracodawca powinien wprowadzić monitoring?

W układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Ustala się w nim cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Pracodawca powinien poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Ponadto przed dopuszczeniem do pracy pracownika jest zobowiązany poinformować go (na piśmie) o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu

• Cele – (bezpieczeństwo, ochrona mienia, itd. wymienione wyżej)
• Zakres – jakie przestrzenie, jakie dane osobowe i jaki jest okres ich przechowywania;
• Sposób zastosowania – np. stały podgląd przez pracowników ochrony, nagrywanie ciągłe w celu późniejszej weryfikacji, itd.

   Monitoring poczty elektronicznej pracownika

Jest możliwy, gdy jest to niezbędne do:

• zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy
• właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy,

• cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy;
• Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem;
• Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu;
• pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

    Praktyczne wskazówki dotyczące monitoringu poczty elektronicznej:

• pracodawca może sprawdzać, czy pracownicy nie korzystają ze stron nie służących do wykonywania pracy;
• pracodawca nie może kontrolować prywatnej korespondencji pracownika;
• pracownik musi być świadomy dokonywania kontroli.

MONITORING ROZMÓW TELEFONICZNYCH

Wyżej wskazane zasady stosuje się także do monitoringu rozmów telefonicznych. Oznacza to,  że dopuszczalne jest wprowadzenie w zakładzie pracy monitoringu rozmów telefonicznych, jeżeli jego stosowanie jest konieczne do zagwarantowania organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Pracownicy muszą być o tym poinformowani, miejsce monitoringu oznaczone, a wprowadzenie monitorowania rozmów odbywać się musi w wskazany w ustawie sposób ( w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

MONITORING GPS

Wyżej wskazane zasady stosuje się także do monitoringu GPS. Zatem pojazd należy oznaczyć, należy poinformować pracowników i w odpowiedni sposób taki monitoring wprowadzić. Bardzo ważne jest odpowiednie ustalenie celów monitorowania GPS, by rejestrowane dane mieściły się w tym celu. Np. jeżeli w regulaminie pracy wskazano, że celem jest odpowiednia organizacja pracy i wytyczanie najlepszych tras w celu zrealizowania przejazdu, to nie można danych GPS używać do ochrony mienia, jeśli takiego celu nie określono.

Pracodawca nie jest uprawniony do przetwarzania innych danych poza celami wymienionymi w kodeksie pracy np. jak jeździ pracownik, gdzie tankuje, gdzie się zatrzymuje, gdzie znajduje się pojazd (jeżeli korzysta z niego także w celach prywatnych), chyba że jest to wyjątkowa okoliczność np. kradzież pojazdu, itp.

INNE FORMY MONITORINGU

• Nie ma możliwości zbierania danych biometrycznych w celu ewidencji czasu pracy, nawet za zgodą pracownika np. odcisków palców;
• Można korzystać z danych biometrycznych w celu ograniczenia dostępu do miejsc np. gdzie wymagane są specjalne uprawnienia do wstępu, itd.